دليل البدء: كيف تشغّل محطة مياه بنظام كوبونات رقمي
من إنشاء الحساب حتى أول تسليم — خطوة بخطوة وبالفيديو

أغلب محطات تعبئة مياه الشرب ما زالت تدير زبائنها بدفاتر ورقية: رصيد يُكتب بالقلم، وكوبونات تضيع، وسائق لا يعرف من يستحق التسليم. هذا الدليل يختصر عليك الطريق، ويريك عملياً كيف تنقل محطتك إلى نظام رقمي في يوم واحد.

جولة سريعة: ماذا يقدّم نظام الكوبونات الرقمي لمحطتك؟

قبل البدء، شاهد هذه الجولة لتعرف الصورة الكاملة لما ستديره من شاشة واحدة:

خطوات التشغيل: من التسجيل حتى أول تسليم

هذا الفيديو يمشي معك في كل خطوة على الشاشة. وتحته ملخص مكتوب لكل خطوة لتعود إليه وقت التطبيق:

1. أنشئ حسابك

سجّل برقم جوالك أو بريدك الإلكتروني أو حساب Google. يمكنك البدء بالخطة المجانية دون بطاقة ائتمان، والترقية لاحقاً عند الحاجة.

2. أعدّ بيانات المحطة والمنتجات

أدخل اسم المحطة وشعارها ورقم التواصل، فهي تظهر على الفواتير وصفحات الزبائن. ثم أضف منتجاتك: القارورة الرئيسية، الجالونات، الكاسات، أو أي منتج تبيعه، بسعره وكمية مخزونه.

3. أنشئ دفاتر الكوبونات الرقمية

عرّف الدفاتر التي تبيعها فعلاً، مثل دفتر 10 قوارير أو 25 قارورة، مع سعر كل دفتر. هذه الدفاتر تحل محل الدفتر الورقي تماماً: عند بيعها يُضاف رصيدها لحساب الزبون تلقائياً.

4. أضف زبائنك

أدخل الزبائن يدوياً، أو استوردهم دفعة واحدة من ملف Excel مع أرصدتهم الحالية من الدفاتر الورقية. بهذا لا يخسر أي زبون رصيده عند الانتقال.

5. أضف السائقين والموظفين

أنشئ حساباً لكل سائق أو موظف، وحدّد صلاحياته: من يبيع، من يسلّم، من يرى التقارير. كل عملية تُسجَّل باسم من نفّذها.

6. بِع أول دفتر وسلّم أول قارورة

من نقطة البيع اختر الزبون والدفتر، فتصدر فاتورة PDF ويُضاف الرصيد. وعند التسليم يُخصم العدد ويصل الزبون إشعار واتساب برصيده الجديد. التفاصيل في الفيديو التالي.

7. تابع التقارير

من لوحة التحكم ترى مبيعات اليوم، والتسليمات، والقوارير الفارغة لدى الزبائن، وأداء كل سائق، وتصدّر ما تريد إلى Excel.

بيع أول دفتر كوبونات وتسليم أول قارورة

اللحظة التي يشعر فيها صاحب المحطة بالفرق: أول عملية بيع رقمية، وأول زبون يصله إشعار برصيده دون أن يسأل.

• إضافة الزبون: يدوياً أو من ملف Excel.
• البيع: اختيار الدفتر من نقطة البيع، وإصدار فاتورة PDF يمكن إرسالها مباشرة.
• الإشعار: رسالة واتساب تلقائية للزبون بعد كل عملية.
• التسليم: خصم القوارير من الرصيد، وتتبع القوارير الفارغة لدى كل زبون.
• كشف الحساب: صفحة خاصة لكل زبون يرى فيها رصيده وحركاته في أي وقت.

ماذا بعد الأسبوع الأول؟

بعد أن تستقر العمليات اليومية، استفد من الأدوات التي تنمّي محطتك:

• فعّل نظام الإحالة ليجلب لك زبائنك زبائن جدداً مقابل قوارير مجانية.
• استفد من إشعارات واتساب لرفع ولاء الزبائن.
• حلّل أداء فريق التوصيل بالأرقام بدل التقدير.
• تابع أرصدة الزبائن والقوارير الفارغة بدقة.

أسئلة شائعة